Brev til kommunane, Verjemålsreforma – status medio mars og gjennomføring 2012

Fylkesmannen har fått tildelt oppgåver og økonomiske rammer frå Justisdepartementet for å starta førebuingane i fylket vårt. I dette brevet gjer vi nærare greie for det vidare arbeidet med reforma i 2012 og kva oppgåver kommunane må ivareta, og ikkje minst på kva måte samarbeidet mellom Fylkesmannen og kommunane bør skje.

Fylkesmannen sitt arbeid med førebuinga av verjemålsreforma
Fylkesmannen har etablert eit internt prosjekt som skal førebu og gjennomføra overføringa av verjemålsoppgåvene frå kommunane til fylkesmannen.

Hos Fylkesmannen i Rogaland er verjemålsforvaltninga lagt til forvaltningsavdelinga som blir leiea av avdelingsdirektør Grete E. Øvernes. Det er og tilsatt fagdirektør for verjemålsfeltet. Fagdirektøren vil få ei sentral rolle med å byggja opp og organisera verjemålsforvaltninga i embetet, og å halda dialogen med kommunane, overformynderia, verjer og andre aktuelle instansar.

På Fylkesmannen i Rogaland si heimeside, under menypunktet "Verjemål", vil det bli lagt ut informasjon fortløpande.

Samarbeid og dialog med kommunane
Fylkesmannen ønskjer eit nært samarbeid og god dialog med kommunane i tida fram til iverksetjinga av verjemålsreforma.

I første omgang ber vi alle kommunane gi tilbakemelding innan 20.mars 2012 om kven som skal vera kommunen sin kontaktperson for gjennomføringa av reforma.
Kontaktpersonane blir viktige samarbeidspartnarar for å avklare praktiske utfordringar, slik at oppgåver, system og dokumentasjon blir klargjort for ei ryddig og effektiv overføring av oppgåvene til Fylkesmannen.
Vi ønskjer vidare å besøka alle kommunane med rådmann og overformyndar denne våren/forsommaren, for å legga grunnlaget for ein god dialog. Eige brev om dette blir sendt ut.

Fylkesmannen planlegg og ein konferanse i løpet av 2012, sannsynlegvis i starten av juni månad, for overformyndarar og saksbehandlarar. Det vil bli sendt ut ein eigen invitasjon til denne konferansen.

Viktige oppgåver for kommunane ved oppstarten av 2012
I samband med at verjemålsreforma no er bestemt gjennomført med ein målsett dato, 1.7.2013, ber Fylkesmannen at kommunane tidlig i 2012 gjer følgjande:

• Gi førebels informasjon til tilsette som blir råka av reforma om at oppgåvene som lokal verjemålsmyndigheit vil bli overførte frå kommunane til Fylkesmannen. Informasjonen skal gis etter hovudavtalen og arbeidsmiljøloven § 16-6.
• Same informasjon om målsett dato for reforma bør gis til dei valde overformyndarane.
• Dersom kommunen har lagt andre oppgåver til overformynderiet, for eksempel legatforvaltning må kommunen starta arbeidet med å få plassert desse oppgåvene annan stad. Som kjent er det berre overformynderia sitt arbeid etter Verjemålslova som skal overførast til Fylkesmannen. Det er viktig å starta dette arbeidet i god tid då det for nokre legat kan vera nødvendig med endringar i vedtektene før ny forvaltningsordning er på plass.
• Nokre kommunar har valt såkalla fellesforvaltning av midlane som er under overformynderiet si forvaltning. Desse kommunane må starta arbeidet med å tilpassa porteføljen og koma over i plasseringar som raskt lar seg konvertera til likvide midlar i samband med at ny verjemålslov trer i kraft, jfr. § 51 om at finansielle eignedelar etter den nye lova skal plasserast som bankinnskot på individuelle konti i bank. Fellesforvaltning vil ikkje lenger vera ei oppgåve for ny lokal verjemålsmyndigheit.
• Kommunen bør også vurdera om det er andre avtalar som det er nødvendig å sei opp som følgje av reforma, til dømes avtalar om og med advokatar, revisjon, lokaler og datasystemleverandørar. Kommunen sitt overformynderi må i kommunikasjonen med dagens verjer og hjelpeverjer orientera om den planlagde overføringa. Det må understrekast at dei som er oppnemnde som hjelpeverje framleis vil halda fram i vervet utan at det trengs noka ny oppnemning. Hjelpeverja vil få informasjon og rettleiing om den nye ordninga i god tid før lova vert sett i verk.

Nærmare om verksemdsoverdraging
For nokre kommunar kan overføringa av dei lokale verjemålsoppgåvene til den nye lokale verjemålsmyndigheita hos Fylkesmannen bli vurdert som verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova kap. 16. Det vil i tilfelle seia at tilsette som arbeider med dei oppgåvene som vert overførte i 50%stilling eller meir, har rett til å følgja med over til ny arbeidsgivar som då blir staten.
Eit eige samarbeidsutval mellom staten, KS og hovudsamanslutningane har vurdert kva slags operative kriterium som skal leggjast til grunn for å ta stilling til om det ligg føre ei verksemdsoverdraging i den enkelte kommunen eller ikkje. Vidare har utvalet sett på kva som er dei personalmessige konsekvensane av at ei verksemdsoverdraging ligg føre. Utvalet leverte sin rapport i slutten av januar 2012.

Utifrå den kartlegginga som blei gjort i alle fylka våren 2011, er det slik Fylkesmannen i Rogaland ser det, ingen som fell inn under verksemdsoverdraging i Rogaland. Vi ber likevel om at alle kommunar vurderer dette spørsmålet og svarer skriftleg på om kommunen meiner at det føreligg ein verksemdsdraging med rettigheitar for dei tilsette. Vi ber og om skriftleg tilbakemelding om kommunen meiner det ikkje føreligg eit slikt arbeidsforhold. Vi ber om tilbakemelding innan 31.mars 2012.

Nærmare om overformynderiet sitt arkiv
Fylkesmannen har mottatt spørsmål om kva som skal skje med saksmappene og arkivet som høyrer til overformynderia i dag. Hovudregelen er at dei sakene og dokumenta som tilhøyrer kommunen sitt overformynderi skal bli i kommunen, og at kommunen seinare kan avlevera desse arkiva til arkivdepotet sitt. Fylkesmannen vil vurdera i kva grad dokument i aktive saker skal overførast når ny lov vert sett i verk. Dette vil då skje ved at det tas digitale kopiar (scanning) av aktuelle dokument i pågåande verjemålssaker. Fylkesmannen vil og på eit seinare tidspunkt ha høve til å kunna venda seg til kommunen for å få tilgang til relevante dokument.

Fylkesmannen vil koma tilbake med meir informasjon og ha dialog med kommunane om gjennomføringa på dette punktet. I denne omgangen vil Fylkesmannen be kommunane informera den eller dei arkivansvarlege om reforma som kjem, slik at arkivansvarleg i samarbeid med overformynderiet kan starta arbeidet med å kvalitetssikra arkivet for overformynderisaker. Det er ein viktig føresetnad for at overføringa kan skje så effektivt som mogleg.

Kommunen si nye rolle i verjemålsordninga
Sjølv om Fylkesmannen blir ny lokal verjemålsmyndigheit, vil verjemålsordninga framleis vera ei lokal velferdsordning retta mot innbyggjarane i den enkelte kommune. I mange høve vil verjemål spela saman med kommunen og NAV sine andre velferdstenester. Mens legetenesta får rett til å krevja verjemål etter den nye lova, vil kommunen si helse- og sosialteneste ha meldeplikt for nokre brukargrupper dersom ein trur det er trong for verjemål.

Fylkesmannen vil i dialog med kommunane koma tilbake til på kva måte Fylkesmannen og kommunane kan samarbeida vidare om å få til ei best mogleg verjemålsordning i den enkelte kommune etter at den nye lova trer i kraft.