Brukerveiledning for tros- og livssynssamfunn

Alle tros- og livssynssamfunn som skal søke om registrering, kreve statstilskudd eller ha annen kontakt med Statsforvalteren, må starte med å søke om rolletilgang til den digitale løsningen. Disse kan søke om tilgang:

• En person som er registrert i Enhetsregisteret, for eksempel styrets leder, styremedlem, daglig leder e.l.
• Hvis et annet medlem skal søke om tilgang, må styreleder, eller tilsvarende i samfunnet som også har en rolle i Enhetsregisteret, gi personen fullmakt.
  1. Her finner du fullmaktsskjemaet

For å søke om tilgang til den digitale trossamfunnsløsningen logger medlemmet seg inn via ID-porten (BankID, BankID på mobil e.l.) og legger inn organisasjonsnummeret.

Da kommer det opp to valg: 

• «Søk om rolletilgang». Er tros- eller livssynssamfunnet registrert fra før og/eller har mottatt tilskudd etter den gamle loven, velger du dette alternativet.
• «Søk om registrering». Er samfunnet helt nytt, velger du dette alternativet. Valget inneholder et skjema for søknad om registrering og en automatisk søknad om rolletilgang.

Statsforvalteren behandler søknadene fortløpende. Søker vil få e-post om at søknaden er godkjent.

Vi oppfordrer samfunnene til å ha flere medlemmer med brukertilgang til den digitale løsningen, i tilfelle sykdom, fravær o.l. Dette kan dere gjøre på følgende måte:

• Statsforvalteren godkjenner den første søknaden.
• Andre medlemmer som også behøver tilgang, fyller ut fullmaktsskjema og logger seg inn i løsningen via ID-porten. Fullmaktsskjema finner du hos regjeringen.no.
• Den som allerede har fått godkjent rolletilgang, logger seg deretter inn i løsningen, og gir dem tilgang ved hjelp av knappen «Godta» og «Søknad om rolletilgang».
• Tros- og livssynssamfunnene har selv ansvar for å følge opp søknadene fra andre medlemmer som også behøver nødvendig tilgang.

Det må til enhver tid være ett medlem som har godkjent rolletilgang på vegne av tros- eller livssynssamfunnet.

En rolletilgang kan fjernes i løsningen dersom medlemmet selv eller tros- eller livssynssamfunnet ikke lenger ønsker at vedkommende skal ha denne tilgangen.

Et medlem som har rolletilgang, kan fjerne en bruker under brukertilganger, ved å velge «Godkjente brukere», og deretter knappen «Deaktivere bruker».

Tros- og livssynssamfunn er definert som sammenslutninger for felles utøvelse av tro eller livssyn. Lov om tros- og livssynsamfunn gjelder for alle samfunn, og har som mål å understøtte tros- og livssynssamfunn. 

Et nytt tros- eller livsssynssamfunn som ønsker å registrere seg og å kreve tilskudd, må ha et organisasjonsnummer.

• Send elektronisk melding om registrering i Enhetsregisteret for å få organisasjonsnummer.
• For å bli registrert som et tros- eller livssynssamfunn etter trossamfunnsloven må det være minst 50 tellende medlemmer.
• Logg inn på den digitale løsningen for tros- eller livssynssamfunn via ID-porten.
• Velg «Søk om registrering». Dette valget inneholder et skjema for søknad om registrering og en automatisk søknad om rolletilgang.
• Fyll ut skjemaet «Søknad om registrering».
• Last opp medlemsliste.
• Så snart Statsforvalteren har godkjent rolletilgangen, kan samfunnet fremme krav om tilskudd.

Når Statsforvalteren har godkjent søknaden om rolletilgang fra et medlem av et nytt tros- eller livssynssamfunn, endres statusen til «behandles».

Paragraf 6 i trossamfunnsloven sier hva som skal til for at Statsforvalteren kan nekte eller avkorte statstilskuddet. 

Statsforvalteren kan ikke avgjøre en søknad om registrering fra et nytt samfunn før Brønnøysundregistrene er ferdig med sin kontroll av medlemslisten.

Fremmes en søknad om registrering etter 1. mars inneværende år, må samfunnet laste opp medlemslisten i perioden fra 1. januar til 1. mars året etter, for at Statsforvalteren skal kunne avgjøre saken neste år. Siden det kun utføres én årlig kontroll av medlemslistene hos Brønnøysundregistrene, vil Statsforvalteren avgjøre saken neste år.

• Fra og med januar 2023 er det bare samfunn som er registrert etter den nye trossamfunnsloven, som kan få tilskudd og ha vigselsrett. 
• 1. mars – frist for å kreve tilskudd og laste opp medlemsliste.
• 15. mars - frist for å korrigere medlemslisten og laste den opp på nytt.
• 10. april – frist for å sende inn årsrapport og regnskap og eventuelt revisorberetning. Kravet om revisorberetning gjelder tros- og livssynsamfunn som mottok over 300 000 kr i statlig tilskudd i fjor.

Først når samfunnet er registrert og har lastet opp medlemslisten kan du sende inn krav om tilskudd på vegne av tros- eller livssynssamfunnet. 

Du sender inn et krav om tilskudd ved å: 

• Fyll ut «Nytt krav om tilskudd»
• Trykk på «Send inn krav»

Samfunnet mottar en kvittering på innsendt krav til e-postadressene som er registrert i den digitale løsningen.

Ja, alle tros- og livssynssamfunn må bruke den digitale løsningen for å søke om registrering. Den digitale løsningen må også brukes til å sende inn medlemsliste, krav om tilskudd, årsrapport, regnskap og revisors beretning.

Dersom samfunnet har godkjent vigselrituale, må det søkes om å få godkjent vigsler i den digitale løsningen.

Før samfunnet kan søke om registrering må du kontrollere og bekrefte at  kontaktopplysningene er riktige: 

• Dersom det er endringer i styresammensetning e.l., må dette meldes til Enhetsregisteret snarest mulig.
• Klikk på «Bekreft informasjon» i den digitale løsningen for tros- og livssynssamfunn.
• Korriger eller endre opplysningene som eventuelt skal endres eller oppdateres. Disse opplysningene er viktige for at samfunnet skal kunne motta viktig informasjon fra Statsforvalteren.
• Klikk på «Bekreft».

Dette trinnet må også gjennomføres selv om det ikke er endringer.

Registreringssøknaden

• Klikk på «Søk registrering etter nytt regelverk».
• Fyll ut skjemaet «Søknad om registrering».
• Send inn «Søknad om registrering».

Statsforvalteren kan vanligvis ikke avgjøre en søknad om registrering fra et samfunn, før Brønnøysundregistrene er ferdig med sin kontroll av medlemslisten.

Fremmes en søknad om registrering etter 1. mars inneværende år, må samfunnet laste opp medlemslisten i perioden fra og med 1. januar til og med 1. mars neste år, for at Statsforvalteren skal kunne avgjøre saken neste år.

Før samfunnene kan laste opp medlemsliste må kontaktopplysningene kontrolleres og bekreftes:

• Dersom det er endringer i styresammensetning e.l., må dette meldes til Enhetsregisteret snarest mulig.
• Klikk på «Bekreft informasjon» i den digitale løsningen for tros- og livssynssamfunn.
• Korriger eller endre opplysningene som eventuelt skal endres eller oppdateres. Disse opplysningene er viktige for at samfunnet skal kunne motta viktig informasjon fra Statsforvalteren.
• Klikk på «Bekreft».

Slik laster du opp medlemslisten

Statstilskuddet beregnes ut fra hvor mange medlemmer samfunnet har. For å kreve tilskudd må samfunnet derfor laste opp en liste med medlemmenes fødselsnummer (11 siffer) i den digitale løsningen. Listen skal kun inneholde fødselsnumrene til medlemmer per 1. januar inneværende år. Medlemslisten må være i XLSX-format (Excel) eller i CSV-format. Fødselsnumrene skal listes fortløpende nedover, ett på hver rad.

Merk dette:

• I Excel må kolonnen være gjort om til tekst før fødselsnumrene blir skrevet eller kopiert inn.
• I Excel må listen starte på rad 1. Det vil si at rad 1 skal inneholde det første fødselsnummeret.
• Fødselsnummer må skrives inn uten mellomrom.

Eksempel:

01087211111
01087222222
01087233333

Systemet gjør en forhåndskontroll av listen som er lastet opp, for å avdekke eventuelle ugyldige fødselsnumre og duplikat. Dette blir markert med egne bokser for gyldige og ugyldige fødselsnummer.

Slik korrigerer du medlemslisten

Er noen av fødselsnumrene ugyldige, kan samfunnet rette disse innen fristen:

• Klikk på knappen «Medlemsliste» for å se hvilke fødselsnummer som er ugyldige.
• Åpne originalfilen med medlemslisten.
• Korriger de ugyldige fødselsnumrene.
• Last opp medlemslisten på nytt.

Brønnøysundregistrene kontrollerer medlemslistene til alle tros- og livssynssamfunn som søker om registrering og krever tilskudd. Brønnøysundregistrene foretar kun én årlig kontroll.

Når kontrollen er ferdig, vil samfunnet se resultatet under knappen «Medlemsliste».

Medlemslisten kontrolleres mot Folkeregisteret, Den norske kirkes medlemsregister og medlemslistene til øvrige tros- og livssynssamfunn. Kontrollen vil vise hvor mange tellende medlemmer samfunnet har, og hvor mange som eventuelt ikke er tellende. De ikke-tellende medlemmene som samfunnet ikke vil motta tilskudd for, kan tilhøre følgende kategorier:

• ugyldig fødselsnummer
• død
• ikke bosatt i Norge
• født etter 1. januar i kontrollåret
• D-nummer
• dobbeltføring på egen liste
• oppført i flere tros- eller livssynsamfunn

Årsrapport

Rapporteringsplikten omfatter alle tros- og livssynssamfunn, med unntak av helt nye samfunn. Samfunnet skal fylle ut årsrapportskjemaet som finnes i løsningen, og sende dette inn.

Dersom et felt ikke er fylt ut i løpet av 20 minutter, vil innholdet automatisk forsvinne. Har du i løpet av denne tiden gått videre til det neste feltet, vil innholdet i det forrige feltet bli lagret automatisk.

Samfunnet vil motta en kvittering for innsendt årsrapport til de e-postadresser som er registrert i den digitale løsningen

Regnskap

Tros- eller livssynssamfunet er først regnskapspliktig året etter at det har mottatt statstilskudd. Regnskapet skal oppfylle disse kravene:

• Regnskapet skal være signert av styreleder eller annen person om representerer tros- eller livssynssamfunnet utad.
• Regnskapet skal inneholde en spesifisert oversikt over alle inntekter og utgifter til tros- eller livssynssamfunnet.
• Regnskapet må vise hva samfunnet har brukt tilskuddet til. 

Vi anbefaler at regnskapet lastes opp som én fil.

Samfunnet vil motta en kvittering for innsendt regnskap til de e-postadresser som er registrert i den digitale løsningen.

Bidrag fra utlandet

Har tros- eller livssynssamfunnet mottatt bidrag fra utlandet, kan det ha plikt til å opplyse om dette i note til regnskapet.

Med bidrag menes pengestøtte og verdien av varer, tjenester og andre tilsvarende ytelser.

Hvis tros- eller livssynssamfunnet til sammen mottok 50 000 norske kroner eller mer i bidrag fra én eller flere givere i et land, skal det opplyse hvilket land bidraget/bidragene ble mottatt fra, og summen av alle bidrag fra givere i dette landet.

Revisorberetning

Dersom tros- eller livssynssamfunnet mottok statstilskudd på over 300 000 norske kroner i fjor, skal regnskapet revideres av statsautorisert revisor. Dersom dette gjelder dette for ditt samfunnet, vil opplastningsfeltet for «Revisors beretning» bli gul.

Samfunnet mottar en kvittering for innsendt revisorberetning til e-postadressene som er registrert i den digitale løsningen.

På hovedsiden til tros- eller livssynssamfunnet vil det være mulig å laste opp tilleggsdokumentasjon under funksjonen «Send inn tilleggsinformasjon».

Denne funksjonen kan blant annet brukes til:

• Fullmakt – ved søknad om rolletilgang, og medlemmet ikke står oppført med en rolle i Enhetsregisteret.
• Ettersending av dokumentasjon – f.eks. i tilfeller der Statsforvalteren har etterspurt opplysninger/dokumentasjon.
• Søknad om dispensasjon for alderskrav til vigsler – gjelder samfunn som har vigselsmyndighet, og vigsler nærmer seg aldersgrensen på 75 år.
• Klage på Statsforvalterens vedtak.
• Melding til Statsforvalteren – kan f.eks. benyttes hvis tros- eller livssynssamfunnet har behov for å søke om utsatt frist for å sende inn årsrapport, regnskap og/eller revisorberetning.

Samfunnet mottar en kvittering for innsendt tilleggsinformasjon. Kvitteringen sendes til e-postadressene som er registrert i den digitale løsningen.

Kun tros- og livssynssamfunn som har et godkjent vigselsritual, kan søke om å få godkjent vigslere. Nye samfunn som ønsker å få godkjent vigselsrituale, må kontakte Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Når samfunnet har fått godkjent et vigselsrituale, vil det være synlig i løsningen at samfunnet har vigselsmyndighet. Den digitale løsningen viser også fra hvilken dato vigselsmyndigheten ble gitt. 

Et medlem som har godkjent rolletilgang, kan søke om godkjenning av vigsler, enten på vegne av seg selv eller et annet medlem. Søknad om godkjenning av vigsler gjøres i den digitale løsningen.

Den som skal godkjennes som vigsler, må fylle ut skjemaet: Erklæring fra den som skal være vigsler i et tros- eller livssynssamfunn. Erklæringen lastes opp som et vedlegg til søknaden. For å få tildelt vigselsrett må medlemmet være mellom 23 og 75 år, og dessuten være bosatt i Norge. Personen må også ha tilstrekkelig kjennskap til det norske samfunnet og ha gode nok norskkunnskaper for å kunne utføre vigslers oppgaver i henhold til ekteskapsloven.

Hovedregelen er at vigselsretten opphører når vigsler fyller 75 år. 

Hovedregelen er at vigselsretten opphører når vigsleren fyller 75 år.

Søker tros- eller livssynssamfunn om dispensasjon fra alderskravet, kan Statsforvalteren i særlige tilfeller gi dispensasjon. Denne søknaden må sendes inn senest tre måneder før vigsler fyller 75 år.

Dersom Statsforvalteren godkjenner dispensasjonssøknaden, vil godkjenningen gjelde for ett år om gangen. Et samfunn som allerede har fått dispensasjon fra alderskravet for en vigsler, kan søke om ny dispensasjon for vedkommende. Denne søknaden må fremmes senest tre måneder før den ett-årige dispensasjonsperioden går ut.

Det er kun Statsforvalteren i Agder og Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus som behandler saker etter trossamfunnsloven for tros- og livssynssamfunn utenom Den norske kirke.

• Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus behandler sakene til samfunn som hører til i fylkene Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus.
• Statsforvalteren i Agder har ansvar for sakene til samfunnene i resten av landet.

Ny lov i 2021

Den nye trossamfunnsloven trådte i kraft 1. januar 2021. Forskrift om registrering av og tilskudd til tros- og livssynssamfunn og forskrift om tildeling og tilbaketrekking av vigselsrett i tros- eller livssynssamfunn ble også innført og gjaldt fra samme dato.

Statstilskuddet blir vanligvis utbetalt på seinsommeren.