English Norsk (bokmål) Davvisámegiella Åarjelsaemiengiele

Apostillestempel på dokument

Oppdatert 29.10.2024

Legalisering er ein formalitet som kan vere nødvendig for at eit dokument utarbeidd av norske styresmakter skal få rettsvirkning i utlandet. Hos Statsforvaltaren kan dokumenta dine få eit apostillestempel, som er ei forenkla legalisering.

Kva er legalisering og apostille?

Kva land skal du bruke dokumenta i?

Krav til dokument som skal ha apostillestempel

Døme på dokument vi IKKJE kan gje apostillestempel

Slik går du fram for å få apostillestempel på eit dokument

Kva er legalisering og apostille?

Når du får legalisert eit dokument betyr det at du får stadfesta underskrifta til ein offentleg funksjonær, og at du også får ei stadfesting på at vedkommande har stillinga som er oppgitt i dokumentet. Du får dessutan stadfesta at vedkommande i kraft av stillinga si har rett til å underskrive eit slikt dokument.

Ei legalisering er betyr ikkje at du får dokumentasjon på at innhaldet i dokumentet er rett.

Statsforvaltaren kan gi dokumenta dine eit apostillestempel, som er ei forenkla legalisering. Utanlandske dokument må legaliserast i det landet dei er skrivne i.

Kva land skal du bruke dokumenta i?

Statsforvaltaren legaliserer dokument som skal brukast i dei landa som har slutta seg til apostillekonvensjonen. Dette er lista over land som er partar i Haag-konvensjonen om apostille.

Det er berre dokument i original, eller rett kopi stadfesta av offentleg styresmakt, som kan få apostillestempel. Mange dokument må først ha stadfesting hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjeld til dømes dokument som er skrivne eller stadfesta av statsautoriserte translatørar. Det same gjeld dokument som er skrivne av andre private yrkesutøvarar med autorisasjon frå det offentlege, til dømes advokatar, helsepersonell og revisorar. 

Mange dokument frå offentleg forvalting kan få apostillestempel utan at du må gå via notarius publicus. Dette gjeld til dømes dokument som har løvestempel og signatur frå skattekontor, politi, handelskammer osv. 

I Noreg er det tingrettane som er notarius publicus.

Krav til dokument som skal ha apostillestempel

For at vi skal kunne apostillestemple eit dokument, må dokumentet ha:

  • namn og tittel til vedkommande som har signert dokumentet, anten med trykte bokstaver eller blokkbokstavar
  • signatur (helst med blå penn)
  • embetsstempelet (løvestempel) til den offentlege instansen som har skrive ut dokumentet

Vi må dessutan ha signaturen til personen i oversikta vår over offentleg tilsette. Statsforvaltaren kan ikkje hjelpe til med å omsetje til andre språk, men nokre offentlege instansar gir deg fleirspråklege attestar dersom du ber om det.

Det er Utanriksdepartementet som legaliserer dokument for bruk i alle land som ikkje er part i Haag-konvensjonen om apostille. Dokument som skal brukast i Norden, treng ikkje apostillestempel. Her er det nok med ei notarialstadfesting.

Døme på dokument vi IKKJE kan gje gje apostillestempel

Det er ikkje alle dokument som kan få eit apostillestempel:

  • ikkje e-postar/digitale dokument
  • ikkje kopi av dokument som manglar stadfesting frå tingretten (notarius publicus)
  • ikkje utanlandske dokument som pass og liknande
  • ikkje dokument frå land som ikkje har underteikna Haag-konvensjonen om apostille

Slik går du fram for å få apostillestempel på eit dokument

Dokument som treng apostille, kan du anten sende til Statsforvaltaren per post eller levere i resepsjonen. Du kan ikkje bruke e-post, faks eller liknande. Dersom du sender dokumenta i posten, ber vi om at du i eit følgeskriv opplyser:

  • kva land dokumenta skal brukast i
  • adressa vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
  • telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi treng å kontakte deg

Denne tenesta frå Statsforvaltaren er gratis.

Vis meir

Hva er et apostillestempel?

Apostillesptempel er en offisiell bekreftelse på at et dokument er gyldig og autentisk. Apostillestempel brukes for å bekrefte at dokumenter som er utstedt i ett land, er gyldige og kan brukes i et annet land. Apostillestempel ble innført som en del av Haag-konvensjonen i 1961, og er anerkjent av mer enn 100 land over hele verden.

Dette er listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.

For å få et apostillestempel på et dokument, må du ta kontakt med en offentlig myndighet i det landet der dokumentet ble utstedt. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse som fås på tingretten. For å få apostillestempel på et dokument som er utstedt i utlandet, må du ta kontakt med Utenriksdepartementet.

I Norge er det Statsforvalteren som legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen.

Ved å apostillestemple et dokument bekrefter Statsforvalteren at:

  • Signaturen til den offentlige tjenestemann er ekte
  • Den offentlige ansatte har den stillingen som er oppgitt i dokumentet
  • Stempelet som er påført dokumentet er ekte

Det er noen begrensninger på hvilke dokumenter som kan få et apostillestempel.

Dokumenter som kan få apostillestempel er:

  • Dokumenter i original, eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet
  • Dokumenter som er utstedt av private yrkesutøvere, og er bekreftet med notarius publicus (Tingrett)
  • Dokumenter som har et offentlig stempel som løvestempel, signatur fra folkeregister eller politiet (rundt stempel)

Dokumenter som ikke kan få et apostillestempel inkluderer:

  • Elektroniske dokumenter/ e-post dokument
  • Kopi av dokumenter som ikke er bekreftet av tingrett
  • Dokumenter uten løvestempel
  • Utenlandske dokumenter som pass og lignende
  • De landene som ikke har inngått en avtale om apostillestempel

Slik går du frem for å få apostillestempel hos Statsforvalteren

Dokument kan enten sendes til Statsforvalteren per post eller leveres i resepsjonen innenfor åpningstider. Hvis du postlegger dokumentene, ber vi om at du i et følgeskriv opplyser

  • Hvilke land dokumentene skal brukes i
  • Adressen vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
  • Telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi trenger å kontakte deg

Åpningstider:

  • Mandag til og med fredag fra kl. 09:00-14:00
  • Arendal: Fløyveien 14, telefon: 37 01 75 00

Denne tjenesten fra Statsforvalteren er gratis. Det er ikke nødvendig å avtale tid for å få apostillestempel.

Statsforvalteren i Agder, Fløyveien 14, Arendal

 

Lenkjer

Om legalisering av dokument (regjeringa.no) Notarius publicus (Noregs domstolar)