Kva er legalisering og apostille?
Kva land skal du bruke dokumenta i?
Krav til dokument som skal ha apostillestempel
Døme på dokument vi IKKJE kan gje apostillestempel
Slik går du fram for å få apostillestempel på eit dokument
Kva er legalisering og apostille?
Når du får legalisert eit dokument betyr det at du får stadfesta underskrifta til ein offentleg funksjonær, og at du også får ei stadfesting på at vedkommande har stillinga som er oppgitt i dokumentet. Du får dessutan stadfesta at vedkommande i kraft av stillinga si har rett til å underskrive eit slikt dokument.
Ei legalisering er betyr ikkje at du får dokumentasjon på at innhaldet i dokumentet er rett.
Statsforvaltaren kan gi dokumenta dine eit apostillestempel, som er ei forenkla legalisering. Utanlandske dokument må legaliserast i det landet dei er skrivne i.
Kva land skal du bruke dokumenta i?
Statsforvaltaren legaliserer dokument som skal brukast i dei landa som har slutta seg til apostillekonvensjonen. Dette er lista over land som er partar i Haag-konvensjonen om apostille.
Det er berre dokument i original, eller rett kopi stadfesta av offentleg styresmakt, som kan få apostillestempel. Mange dokument må først ha stadfesting hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjeld til dømes dokument som er skrivne eller stadfesta av statsautoriserte translatørar. Det same gjeld dokument som er skrivne av andre private yrkesutøvarar med autorisasjon frå det offentlege, til dømes advokatar, helsepersonell og revisorar.
Mange dokument frå offentleg forvalting kan få apostillestempel utan at du må gå via notarius publicus. Dette gjeld til dømes dokument som har løvestempel og signatur frå skattekontor, politi, handelskammer osv.
I Noreg er det tingrettane som er notarius publicus.
Krav til dokument som skal ha apostillestempel
For at vi skal kunne apostillestemple eit dokument, må dokumentet ha:
- namn og tittel til vedkommande som har signert dokumentet, anten med trykte bokstaver eller blokkbokstavar
- signatur (helst med blå penn)
- embetsstempelet (løvestempel) til den offentlege instansen som har skrive ut dokumentet
Vi må dessutan ha signaturen til personen i oversikta vår over offentleg tilsette. Statsforvaltaren kan ikkje hjelpe til med å omsetje til andre språk, men nokre offentlege instansar gir deg fleirspråklege attestar dersom du ber om det.
Det er Utanriksdepartementet som legaliserer dokument for bruk i alle land som ikkje er part i Haag-konvensjonen om apostille. Dokument som skal brukast i Norden, treng ikkje apostillestempel. Her er det nok med ei notarialstadfesting.
Døme på dokument vi IKKJE kan gje gje apostillestempel
Det er ikkje alle dokument som kan få eit apostillestempel:
- ikkje e-postar/digitale dokument
- ikkje kopi av dokument som manglar stadfesting frå tingretten (notarius publicus)
- ikkje utanlandske dokument som pass og liknande
- ikkje dokument frå land som ikkje har underteikna Haag-konvensjonen om apostille
Slik går du fram for å få apostillestempel på eit dokument
Dokument som treng apostille, kan du anten sende til Statsforvaltaren per post eller levere i resepsjonen. Du kan ikkje bruke e-post, faks eller liknande. Dersom du sender dokumenta i posten, ber vi om at du i eit følgeskriv opplyser:
- kva land dokumenta skal brukast i
- adressa vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
- telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi treng å kontakte deg
Denne tenesta frå Statsforvaltaren er gratis.
For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet må det legaliseres, det kan gjøres med et apostillestempel. Apostille bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter signaturen, stillingen og stempelet til den offentlige tjenestemannen som har undertegnet dokumentet.
Statsforvalteren (tidligere Fylkesmannen) legaliserer dokumenter for bruk i utlandet med apostille, men da kun i de landene som har ratifisert Haag-konvensjonen. Dersom landet ikke er med i Haag-konvensjonen må dokumentet legaliseres gjennom Utenriksdepartementet samt ambassade/konsulat til det landet dokumentet skal fremlegges i.
Vi kan ikke fortelle hvilke dokument man trenger apostille på, dette er veldig forskjellig fra land til land, og må avklares med stedet der dokumentene skal legges frem.
Hva kan vi gi apostillestempel
Dokumentet du skal ha legalisert må ha:
- original signatur av en norsk offentlig tjenestemann
- være påført tjenestemannens tittel
- inneha etatens offisielle stempel (rundt stempel) for å kunne bekreftes.
Statsforvalteren kan bekrefte:
- Notarius publicus (Tingretten, Sysselmesteren på Svalbard, Brønnøysundregistret, Skipsregisteret og til dels Politi)
- Dokumenter utstedt av forvaltningen som innehar original offentlig signatur med tittel og offisielt stempel (fødselsattest, vigseslattest, dødsattest, vandelsattest, rett utskrift, UDI, advokats signatur og stempel - men kun på bevitnelser og vitneinnkallinger, separasjon- og skilsmissebevilling, m.fl.).
- Dersom dokumentet kun har bokstavstempel eller er elektronisk godkjent, må signatur, tittel og stempel skaffes før man ber Statsforvalteren om apostille.
Signatur må være kjent
Statsforvalteren er avhengige av at vi har signaturprøven til vedkommende som har signert dokumentet. Dersom du har et dokument utstedt i et annet fylke er det enkleste å kontakte Statsforvalteren i det fylket. Dersom vi ikke har den aktuelle signaturprøven forsøker vi å innhente denne, men dette kan ta tid. Dersom signaturprøve ikke kan innhentes kan ikke apostille utstedes.
Disse krever notarius publicus-stempel først
Dokumenter som ikke kan bekreftes direkte med apostille er bl.a: oversettelse foretatt av statsautorisert translatør, vitnemål, bostedsattest, utskrift fra folkeregisteret, kopi av dokument (unntatt kopi bekreftet av notarius publicus), rett kopi (unntatt rett utskrift med stempel, tittel og signatur fra forvaltningen). Ta kontakt med tingretten og hør om de kan sette notarius publicus på dokumentet.
Vi godkjenner IKKE andre lands dokumenter med apostille, selv om disse er skrevet under av notarius publicus i dette landet.
Er du i tvil, kontakt oss.
Tidligere praksis med direkte apostille på oversettelse utført av statsautorisert translatør falt bort fra 1. oktober 2017, jf. Justisdepartementets rundskriv om apostille.
Notarius publicus = å notarialbekrefte. På engelsk Notary Public.
Send dokumentet til oss eller møt opp personlig
Statsforvalteren bekrefter annen tjenestemanns underskrift, tittel og stempel, vi er derfor ikke avhengig av personlig oppmøte. For å kunne sette apostille er vi likevel avhengig av originalt stempel, tittel og signatur fra offentlig tjenestemann. Dokumenter kan dermed ikke sendes elektronisk pr. e-post, faks eller lignende.
Besøksadresse: Byporten - Fridtjof Nansens vei 11, 8003 Bodø. Åpningstid er 08:00-15:30.
Post: Dokument det ønskes stempel på kan sendes i posten: Statsforvalteren i Nordland, postboks 1405, merk med apostille, 8002 Bodø. Husk returadresse, og gjerne kontaktinformasjon. Saksbehandlingstid er som oftest i løpet av dagen vi mottar papirene. Vi returner dokumentene kun som vanlig post, ikke som rekommandert eller ekspress over natt.
Vi tar ikke betalt for å sette apostille.
Apostille-stemplet dokument
- En apostille skal foreligge i original, og vil ikke være gyldig dersom den sendes pr. mail, faks eller lignende.
- Apostille settes på engelsk.
- Apostille har ubegrenset gyldighetstid.
- Apostille kommer fra det franske verbet apostiller, som betyr å gjøre påtegning i margen eller nederst på siden av et dokument.