Hva er legalisering og apostille?
Hvilke land skal du bruke dokumentet i?
Krav til dokumenter som skal apostillestemples
Eksempler på dokumenter vi IKKE kan gi apostillestempel
Slik går du frem for å få apostillestempel på et dokument
Hva er legalisering og apostille?
Når du får legalisert et dokument, betyr det at du får bekreftet underskriften til en offentlig ansatt, og at du også får bekreftet at underskriveren har stillingen som er angitt i dokumentet. Du får dessuten bekreftet at vedkommende i kraft av stillingen sin har rett til å underskrive et slikt dokument.
En legalisering er ikke en bekreftelse på at innholdet i dokumentet er riktig.
Statsforvalteren kan gi dokumentene dine et apostillestempel, som er en forenklet legalisering. Utenlandske dokumenter må legaliseres i det landet de er skrevet i.
Hvilke land skal du bruke dokumentet i?
Statsforvalteren legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen. Dette er listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.
Det er bare dokumenter i original, eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet, som kan få apostillestempel. Mange dokumenter må først bekreftes hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjelder for eksempel dokumenter som er utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autorisasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer.
En rekke dokumenter fra den offentlige forvaltningen kan få apostillestempel uten at du må gå via notarius publicus. Dette gjelder for eksempel dokumenter som har løvestempel og signatur fra skattekontor, politi, handelskamre osv.
I Norge er det tingrettene som er notarius publicus.
Krav til dokumenter som skal apostillestemples
For at vi skal kunne apostillestemple et dokument, må dokumentet ha:
- navn og tittel til vedkommende som har signert dokumentet, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver
- signatur (helst med blå penn)
- embetsstempelet (løvestempel) til den offentlige instansen som har utstedt dokumentet
Vi må dessuten ha signaturen til personen i vår oversikt over offentlig ansatte. Statsforvalteren kan ikke hjelpe til med å oversette dokumenter, men noen offentlige instanser gir deg flerspråklige attester hvis du ber om det.
Det er Utenriksdepartementet som legaliserer dokumenter for bruk i alle land som ikke er parter i Haag-konvensjonen om apostille. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.
Eksempler på dokumenter vi IKKE kan gi apostillestempel
Det er ikke alle dokumenter som kan få et apostillestempel:
- ikke e-poster/digitale dokumenter
- ikke kopi av dokumenter som mangler bekreftelse fra tingretten (notarius publicus)
- ikke dokumenter uten løvestempel
- ikke utenlandske dokumenter som pass og lignende
- ikke dokumenter fra land som ikke har undertegnet Haag-konvensjonen om apostille
Slik går du frem for å få apostillestempel på et dokument
Dokument som trenger apostille, kan enten sendes til Statsforvalteren per post eller leveres i resepsjonen. Du kan ikke bruke e-post, faks eller lignende. Hvis du postlegger dokumentene, ber vi om at du i et følgeskriv opplyser:
- hvilke land dokumentene skal brukes i
- adressen vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
- telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi trenger å kontakte deg
Denne tjenesten fra Statsforvalteren er gratis.
For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet må det legaliseres, det kan gjøres med et apostillestempel. Apostille bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter signaturen, stillingen og stempelet til den offentlige tjenestemannen som har undertegnet dokumentet.
Statsforvalteren (tidligere Fylkesmannen) legaliserer dokumenter for bruk i utlandet med apostille, men da kun i de landene som har ratifisert Haag-konvensjonen. Dersom landet ikke er med i Haag-konvensjonen må dokumentet legaliseres gjennom Utenriksdepartementet samt ambassade/konsulat til det landet dokumentet skal fremlegges i.
Vi kan ikke fortelle hvilke dokument man trenger apostille på, dette er veldig forskjellig fra land til land, og må avklares med stedet der dokumentene skal legges frem.
Hva kan vi gi apostillestempel
Dokumentet du skal ha legalisert må ha:
- original signatur av en norsk offentlig tjenestemann
- være påført tjenestemannens tittel
- inneha etatens offisielle stempel (rundt stempel) for å kunne bekreftes.
Statsforvalteren kan bekrefte:
- Notarius publicus (Tingretten, Sysselmesteren på Svalbard, Brønnøysundregistret, Skipsregisteret og til dels Politi)
- Dokumenter utstedt av forvaltningen som innehar original offentlig signatur med tittel og offisielt stempel (fødselsattest, vigseslattest, dødsattest, vandelsattest, rett utskrift, UDI, advokats signatur og stempel - men kun på bevitnelser og vitneinnkallinger, separasjon- og skilsmissebevilling, m.fl.).
- Dersom dokumentet kun har bokstavstempel eller er elektronisk godkjent, må signatur, tittel og stempel skaffes før man ber Statsforvalteren om apostille.
Signatur må være kjent
Statsforvalteren er avhengige av at vi har signaturprøven til vedkommende som har signert dokumentet. Dersom du har et dokument utstedt i et annet fylke er det enkleste å kontakte Statsforvalteren i det fylket. Dersom vi ikke har den aktuelle signaturprøven forsøker vi å innhente denne, men dette kan ta tid. Dersom signaturprøve ikke kan innhentes kan ikke apostille utstedes.
Disse krever notarius publicus-stempel først
Dokumenter som ikke kan bekreftes direkte med apostille er bl.a: oversettelse foretatt av statsautorisert translatør, vitnemål, bostedsattest, utskrift fra folkeregisteret, kopi av dokument (unntatt kopi bekreftet av notarius publicus), rett kopi (unntatt rett utskrift med stempel, tittel og signatur fra forvaltningen). Ta kontakt med tingretten og hør om de kan sette notarius publicus på dokumentet.
Vi godkjenner IKKE andre lands dokumenter med apostille, selv om disse er skrevet under av notarius publicus i dette landet.
Er du i tvil, kontakt oss.
Tidligere praksis med direkte apostille på oversettelse utført av statsautorisert translatør falt bort fra 1. oktober 2017, jf. Justisdepartementets rundskriv om apostille.
Notarius publicus = å notarialbekrefte. På engelsk Notary Public.
Send dokumentet til oss eller møt opp personlig
Statsforvalteren bekrefter annen tjenestemanns underskrift, tittel og stempel, vi er derfor ikke avhengig av personlig oppmøte. For å kunne sette apostille er vi likevel avhengig av originalt stempel, tittel og signatur fra offentlig tjenestemann. Dokumenter kan dermed ikke sendes elektronisk pr. e-post, faks eller lignende.
Besøksadresse: Byporten - Fridtjof Nansens vei 11, 8003 Bodø. Åpningstid er 08:00-15:30.
Post: Dokument det ønskes stempel på kan sendes i posten: Statsforvalteren i Nordland, postboks 1405, merk med apostille, 8002 Bodø. Husk returadresse, og gjerne kontaktinformasjon. Saksbehandlingstid er som oftest i løpet av dagen vi mottar papirene. Vi returner dokumentene kun som vanlig post, ikke som rekommandert eller ekspress over natt.
Vi tar ikke betalt for å sette apostille.
Apostille-stemplet dokument
- En apostille skal foreligge i original, og vil ikke være gyldig dersom den sendes pr. mail, faks eller lignende.
- Apostille settes på engelsk.
- Apostille har ubegrenset gyldighetstid.
- Apostille kommer fra det franske verbet apostiller, som betyr å gjøre påtegning i margen eller nederst på siden av et dokument.